Fonctionnement d’une association ou groupe

Détails: Catégorie : Soutien aux activités étudiantes

Votre assemblée annuelle: obligatoire, même en temps de pandémie!

Malgré la situation exceptionnelle actuelle, les obligations prévues à la Loi et aux politiques de l’Université demeurent. Ainsi, tous les groupes et associations étudiantes de l’UQAM sont des OBNL incorporés selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies. Cette Loi stipule qu’un OBNL doit tenir, au minimum, une assemblée générale par année.

Notre équipe a préparé un guide pour faciliter l'organisation et la tenue de votre assemblée générale virtuelle.

Associations étudiantes (politique no 32)

En vertu de la Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants, les étudiant-e-s sont libres de se regrouper selon le type d’organisation interne qu’elles et ils privilégient. Les associations sont libres de demander leur reconnaissance à l’UQAM, en vertu de la Politique no 32. Le fait de ne pas être reconnue n’empêche pas une association d’exister.

La Politique no 32 définit l’association étudiante comme étant «un organisme ayant pour fonctions principales de représenter les étudiant-e-s aux instances de l’UQAM et de promouvoir leurs intérêts, notamment en matière d’enseignement, de pédagogie et de services aux étudiant-e-s.» Les associations étudiantes ont un statut d’organisme unique et représentatif et sont structurées en fonction de leur appartenance à une ou plusieurs unités de programmation.

Objectifs

En reconnaissant les associations étudiantes, l’UQAM souhaite favoriser:

La participation de la communauté étudiante à la vie culturelle, scolaire, pédagogique, sociale et institutionnelle;
Une atmosphère et un milieu de vie propices à la formation des étudiant-e-s et à leur développement personnel;
Des rapports harmonieux entre la communauté étudiante et les associations étudiantes;
La participation aux débats sur les priorités de l’UQAM;
Le paratge des valeurs d’imputabilité, de transparence et d’efficience dans les relations entre l'UQAM et les associations étudiantes.

Les associations étudiantes reconnues par l’UQAM doivent aussi être incorporées en vertu de la Loi sur les compagnies à titre de Personne morale auprès du Registraire des entreprises.

L’Université accorde

Une liste de tout-e-s les étudiants concernés à l’usage exclusif de l’association (adresses, numéros de téléphone, adresses électroniques, programmes et les codes permanents).
Un local et l’équipement de bureau approprié (prenant en considération l’importance de l’association en fonction du nombre de membres et des capacités de l’UQAM).
L’accès aux services de l’Université aux tarifs usuels.
L’autorisation d’afficher sur les tableaux d’affichage et les présentoirs mis gratuitement à sa disposition.

Liste de membres

En vertu de l’article 13.2 de la Politique no 32 de l’Université sur la reconnaissance des associations étudiantes de programmation, vous avez la possibilité de demander la liste de vos membres (étudiant‑e‑s inscrit-e‑s) en date de la session courante

Voici la procédure à suivre pour l’obtenir :

Assurez-vous que la mise à jour du Répertoire des officiers est conforme.
La demande doit provenir d’une adresse normalisée UQAM (@courrier.uqam.ca), soit celle de la personne étudiante élue et identifiée comme occupant la présidence auprès du registre des entreprises du Québec, ou de l’adresse générique UQAM (@courrier.uqam.ca) ou de l’adresse externe de l’association, mais incluant la personne étudiante élue et identifiée comme occupant la présidence auprès du registre des entreprises du Québec en copie conforme.
La demande doit être envoyée à l’adresse courriel : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Prenez note qu’un délai pouvant aller jusqu’à 72 heures pourrait être requis pour la récupération des courriels et le traitement des demandes.

La liste de membres sera envoyée à l’adresse courriel UQAM (@courrier.uqam.ca) de la personne étudiante élue et identifiée comme occupant la présidence auprès du registre des entreprises du Québec.

Obligations découlant de la reconnaissance

Déposer et maintenir à jour la liste des officières et officiers.
Dresser et mettre à la disposition de ses membres les états financiers.
Contracter une assurance en responsabilité civile.
Respecter les règlements de l’UQAM.

Protocole d'entente

Chaque association étudiante reconnue signe avec l’Université un protocole d’entente faisant état des droits et des obligations de l’association et de l’Université. Ce protocole précise les modalités de perception et de remboursement des cotisations étudiantes de même que les obligations auxquelles est tenue l’association relativement à l’utilisation du local et des autres services administratifs ( Politique no 32 , #17.1)

Reconnaissance des groupes étudiants (politique no 51)

Cette politique vise à encadrer et encourager la reconnaissance des groupes étudiants ne relevant pas de la programmation académique désirant enrichir la vie universitaire sur le campus. Vous pouvez consulter la version complète de la politique 51 à l’adresse : http://www.instances.uqam.ca/ReglementsPolitiquesDocuments/Documents/Politique_no_51.pdf

Qu’est-ce qu’un groupe étudiant?

Un groupe étudiant vise à rassembler des personnes étudiantes inscrites dans l'un des programmes d’études de l’Université, poursuivant des objectifs collectifs et communautaires contribuant à la vie universitaire et enrichissant la vie intellectuelle, culturelle, sociale et sportive de la population étudiante.

Nouveau groupe

Vous désirez créer un nouveau groupe étudiant à l’UQAM? Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

Quels sont les objectifs visés par la politique 51?

En reconnaissant des groupes étudiants, l’Université poursuit les objectifs suivants:

Reconnaître l’apport des groupes étudiants au développement, à l’enrichissement et au rayonnement de l’Université.
Créer un environnement propice à la formation et au développement personnel des membres de la communauté étudiante.
Favoriser le développement d’expériences pertinentes pour les membres de la communauté étudiante de l’Université.
Favoriser des rapports harmonieux entre les groupes étudiants et la communauté universitaire.
Favoriser la représentation des groupes étudiants aux différents comités relevant des instances institutionnelles.

Quand dois-je déposer ma demande et à quel endroit?

Vous devez déposer votre demande de reconnaissance dûment complétée au plus tard le 15 novembre, par courriel à l'adresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.. À cette même adresse, vous pouvez demander du soutien pour la reconnaissance d’un groupe étudiant et pour l’ensemble des démarches légales et corporatives.

Toute demande remise après le 15 novembre sera refusée.

Guides à l'intention des groupes étudiants

Demande de candidature

Demande de candidature à la reconnaissance de groupe étudiant

Demande de reconnaissance

Demande de renouvellement

Grilles et formulaires

Grilles de recevabilité et grilles de critères

Formulaires

Dates de reconnaissance ou de renouvellement des groupes

La date entre parenthèses indique l'année où le groupe pourra être reconnu ou renouvelé.

Candidats à la reconnaissance

Association de rhétorique à l’UQAM (2023)
Jeunesse enrichie (2023)
Regroupement des étudiants internationaux de l’UQAM (REI) (2023)

Rôles et responsabilités des administrateurs-trices d’un OBNL + Assurance responsabilité civile (formation offerte en formule hybride)

Mercredi 19 octobre 2022
de 12h45 à 13h45

En tant qu’administrateurs-trices d’un OBNL, vous avez des rôles et des responsabilités qu’il est très important de connaître. Nous vous aiderons à y voir plus clair.

Votre groupe étudiant ou votre association étudiante ne possède pas encore d’assurance? Vous aimeriez trouver un nouvel assureur? Vous ne savez pas où chercher? Vous ne comprenez pas les choix offerts par l’assureur? Cette formation vous permettra de mieux comprendre vos besoins ainsi que les produits offerts.

Inscrivez-vous

Consultez aussi le document Devoirs et responsabilités des administrateurs - La corporation sans but lucratif préparé par la Clinique juridique de l'UQAM.

Personne morale

Immatriculation

Avant d’être reconnu par l’Institution, une association étudiante de programmation ou un groupe étudiant universitaire doit d’abord être incorporé en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies, à titre de Personne morale, aussi appelée Organisme à but non lucratif (OBNL). Les Personnes morales sont constituées par lettres patentes, accordées par le Registraire des entreprises du Québec.

Définitions

Personne morale (ou un organisme) à but non lucratif se définit selon le registraire des entreprises comme «un groupement formé d'au moins trois personnes (membres) qui en sont les demandeurs et administrateurs provisoires. Cette Personne morale exerce des activités sans but lucratif dans les domaines: culturel, social, philanthropique, national, patriotique, religieux, charitable, scientifique, artistique, professionnel, athlétique, sportif, éducatif ou autres.»
Organisme . Le terme organisme est utilisé pour désigner les Personnes morales.
Immatriculation. Essentielle à l’existence légale de la Personne morale, elle vise à rendre publique l'information relative à l’organisation et sert d’identification pour les services gouvernementaux. Elle constitue ce qu’on appelle la publicité légale.
Lettres patentes. Autrefois appelées charte, il s’agit de l’acte constitutif d’un organisme.

Des conseils

Un guide publié par le Registraire des entreprises vous aidera dans ces démarches. N’hésitez pas à recourir aux services d’une conseillère, d’un conseiller juridique pour mieux saisir les incidences légales découlant de la constitution d’une Personne morale et pour obtenir de l’aide dans la rédaction des objets qui figureront dans les lettres patentes.

Démarches d'immatriculation

Obtenir un rapport de recherche de nom. Vous devez d’abord vérifier si le nom que vous souhaitez obtenir est disponible. Vous pouvez effectuer cette recherche en ligne. Les associations et groupes doivent être officiellement reconnus par l’UQAM pour avoir le privilège d’inclure le nom de l’UQAM dans leur dénomination sociale. L’autorisation de porter le nom de l’UQAM est délivrée par le Secrétariat des instances.
Remplir le formulaire Demande de constitution de Personne morale. Il vous sera, entre autres, demandé les noms et coordonnées des requérants (un minimum de trois, qui seront provisoirement les premières administratrices, premiers administrateurs), la valeur à laquelle seront limités les biens immobiliers (il est proposé d’inscrire un montant élevé pour éviter d’apporter des modifications ultérieurement), l’adresse du siège de l’organisation et les objets de l’organisation (buts et raisons d’être).
Affirmation solennelle. Un commissaire à l’assermentation devra signer votre formulaire. Cette opération peut s’effectuer au comptoir du Registraire des entreprises.
Déposer les documents requis. Envoyez le rapport de recherche de nom, le formulaire rempli et signé par les requérants et par un commissaire à l’assermentation ainsi que le paiement requis pour l’immatriculation, qui est d’environ 150 $. Votre demande sera traitée et, si elle est acceptée, vous recevrez par la poste les lettres patentes et une copie de celles-ci sera déposée au Registre des entreprises.
Déclaration initiale. Dans un délai de 60 jours suivant l’immatriculation, une Personne morale est dans l’obligation de produire une déclaration initiale au Registraire des entreprises. Si elles sont effectuées dans les délais prescrits, ces démarches n’engagent pas de frais.

Structure organisationnelle

Démarches obligatoires

Une fois immatriculé, l’organisme doit établir sa structure d’organisation et son mode de fonctionnement en adoptant les éléments suivants, qui peuvent être modifiés ultérieurement:

En conseil d'administration

Adopter les règlements généraux de régie interne.
Adopter le sceau de l’organisme (la loi le requiert pour certifier certains actes).
Adopter les livres et registres de l’organisme.
Adopter une résolution nommant les personnes autorisées à signer et endosser les chèques de l’organisme.

En assemblée des membres

Approuver les règlements généraux de régie interne.
Élire le conseil d’administration permanent de l’organisme.

Conseil d'administration

Un minimum de trois administratrices, administrateurs composent le conseil d’administration; elles et ils sont considéré-e-s comme étant les mandataires de l’organisme. Élu-e-s par les membres, elles et ils siègent généralement pour un an (pour un mandat maximum de deux ans, renouvelable). Il est important, pour toute personne intéressée à joindre un conseil d’administration, de bien prendre connaissance des rôles et responsabilités découlant de cet engagement.

Comité exécutif

Dans un organisme dont le conseil d’administration est composé d’au moins sept personnes, l’assemblée générale peut décider (aux 2/3) de constituer un comité exécutif et lui déléguer certains pouvoirs. Il est important d’accompagner un tel règlement de mandats clairement définis.

Autres comités

Selon la Loi sur les compagnies, le conseil d’administration peut déléguer des pouvoirs à d’autres comités. Ces comités, temporaires ou permanents et constitués pour favoriser une gestion plus efficace de l’organisme, possèdent alors un pouvoir consultatif et non décisionnel.

Obligations légales

L’ensemble de ces documents doit être conservé pour un minimum de six ans sur support papier ou sur support électronique. Vous devez conserver les preuves à l’appui de ces renseignements.

Déclaration annuelle

La déclaration initiale constitue de l'information qui doit être accessible publiquement. Cette information est régie par la Loi sur la publicité légale. Elle doit être mise à jour à chaque année, via une déclaration annuelle (transmise par le registraire des entreprises). Il n’est pas nécessaire d’effectuer ces démarches lors de la première année d’existence. La première déclaration n’est pas soumise à des frais administratifs, qui sont de trente-cinq dollars (35 $) les années suivantes. Elle doit être rédigée entre le 15 mai et 15 novembre de chaque année. Si cette déclaration n’est pas produite pendant deux (2) années consécutives, cela entraîne la radiation de la Personne morale.

Déclaration modificative

L’organisme doit mettre à jour l'information déclarée au registre dès qu’un changement survient, en présentant une déclaration modificative au Registraire des entreprises. Aucuns frais ne sont exigés pour le dépôt d'une déclaration modificative.

Livres

La Loi exige la tenue de livres, qui constituent en quelque sorte la mémoire de l’organisme. C’est par ces livres que l’on peut retracer l’historique de l’organisme. Ils doivent contenir :

L’information relative aux activités financières.
Les convocations aux réunions et assemblées.
Les procès-verbaux des réunions du comité exécutif, du conseil d’administration et de l’assemblée générale (contenant la date, l’heure, le lieu, le nombre des personnes présentes et des personnes absentes, l’ordre du jour, les résolutions et règlements adoptés et, s’il y a lieu, le cheminement suivi pour arriver à ces adoptions).

Registres

De plus, des registres doivent être tenus au siège social, contenant : les lettres patentes; les règlements généraux; le registre des membres en règle; le registre de l’ensemble des administratrices et administrateurs depuis la fondation de l’organisme, indiquant leurs noms, coordonnées, professions et dates d’entrée et de sortie de fonction.

Rôles et responsabilités des administrateurs-trices

Rôles

Tel qu’expliqué plus haut, les administratrices et administrateurs sont considéré-e-s comme étant les mandataires de l’organisme. Elles et ils possèdent les droits les plus étendus pour assurer la gestion courante de l’organisme. Contrairement à ce que l’on entend généralement, c’est le conseil d’administration qui possède le dernier droit de regard sur les prises de décision des membres. L’assemblée générale n’est pas complètement «souveraine» pour la simple raison que les administratrices et administrateurs sont les responsables légaux des activités de l’organisme. À l’inverse, c’est l’assemblée générale qui élit les représentant-e-s au conseil d’administration et c’est cette même instance qui peut les destituer. Chaque administratrice et administrateur possède un droit de vote pour les décisions prises en conseil.

Notes complémentaires

Les personnes siégeant à un conseil d’administration le font à titre individuel. Ainsi, ces personnes sont membres du conseil d’administration. À titre de membres, elles ont le devoir et la responsabilité d’agir dans le meilleur intérêt de l’organisme concerné, et ce, peu importe leur groupe d’origine. L’usage courant fait en sorte que ces membres sont souvent considérés à tort comme des «représentant-e- » d’un groupe alors qu’il en est tout autre. Comme nous l’avons précisé plus haut, ce sont les individus qui sont incriminés en cas de faute. Il est donc important de comprendre cette subtilité sur ce qu’implique réellement le fait de siéger à un conseil d’administration.

Rémunération

Cette fonction se remplit de manière bénévole, bien qu’elle puisse être accompagnée d’une indemnité pour les frais et dépenses encourus. Une administratrice, un administrateur ne peut pas être engagé-e à titre d’employé-e par l’organisme qu’elle ou il représente.

Responsabilités

«L’administrateur doit agir avec prudence et diligence. Il doit aussi agir avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt de la Personne morale» {Code civil du Québec, article 322}. Les actions de l’administratrice ou de l’administrateur doivent s’effectuer dans les limites de leur pouvoir, obligeant le respect des lettres patentes et des règlements adoptés. Il faut dire que, dans la pratique, ces personnes sont rarement poursuivies en justice. Mais, pour agir en toute légalité et pour se prémunir contre les poursuites, elles et ils doivent tout de même connaître quels sont les devoirs et les responsabilités que leur confèrent la Loi sur les compagnies et le Code civil du Québec.

D’un point de vue éthique, la Loi mentionne ces deux éléments:

Elle ou il doit éviter de se placer en situation de conflit d’intérêts, notamment entre leur intérêt personnel et les obligations d’administratrice, d’administrateur. Tout conflit d’intérêts doit être dénoncé par la personne concernée auprès du conseil d’administration.
Elle ou il ne doit pas commettre d'abus de pouvoir dans le but de procurer à soi-même ou à d'autres des avantages ou de faire preuve de discrimination envers une personne.

Au niveau des responsabilités civiles, ce sont les individus qui sont incriminés en cas de faute. L’administratrice ou l’administrateur est dégagé-e de cette responsabilité si elle ou il a exprimé sa dissidence ou si elle ou il n’a pas pris part à la faute en raison de son absence. Exemples de responsabilités de nature civile :

Interdiction de faire des prêts aux membres de l’organisme.
Responsabilité solidaire des administratrices et administrateurs pour les dettes de l’organisme au moment de sa dissolution.
Négligence de retenir à la source, sur des salaires payés, les contributions exigées par les régimes d’assurance-emploi et des rentes du Québec, et de les verser aux autorités fiscales fédérale et provinciale, etc.

Au niveau des responsabilités pénales, différentes lois touchent l’ensemble des administratrices et administrateurs (Loi sur le ministère du Revenu, Loi sur les normes du travail, etc.). Notons, en particulier, que le refus de montrer les livres ou les registres, l’omission de la production d’une déclaration annuelle ou la falsification de documents peuvent entraîner des conséquences de nature pénale.

Prévenir

Dans un document intitulé «Les cahiers de l’action démocratique», le CSMO (Comité sectoriel de main-d’œuvre – Économie sociale et action communautaire) propose les conseils suivants pour «adopter une attitude et des comportements préventifs, meilleure garantie possible contre des poursuites»: de respecter les lois, de même que les règlements généraux et les lettres patentes de l'organisation, et produire les déclarations exigées par la Loi.

Agir individuellement dans les limites de ses pouvoirs en s'appuyant sur des résolutions du conseil d'administration.
Être renseigné-e adéquatement avant de prendre une décision et d'agir.
Agir au meilleur de sa connaissance, de bonne foi et dans l'intérêt de l'organisation.
Ne pas essayer de faire ce qui échappe à sa compétence et demander l'assistance d'autres personnes si l'on ne se sent pas apte à effectuer seul-e une tâche.
Ne pas commettre d'abus de pouvoir.
Assister à toutes les réunions du conseil.
Exiger la documentation pertinente avant les réunions et s'y préparer adéquatement.
Accorder un soin particulier à la rédaction et à la lecture des procès-verbaux.
Enregistrer sa dissidence au procès-verbal afin de s'exonérer de toute responsabilité, si cela est nécessaire.
Éviter de se placer en situation de conflit d'intérêts ou d'utiliser à son profit personnel des renseignements de nature confidentielle ou privilégiée.
Contracter avec l'organisation, seulement si le contrat est autorisé par une résolution du conseil d'administration.
Faire inscrire sa situation de conflit d'intérêts au procès-verbal et s'abstenir de voter sur la question.
Déléguer des pouvoirs à des personnes compétentes et intègres et exercer sur elles un contrôle approprié.
Embaucher un personnel compétent et possédant, le cas échéant, la formation requise; choisir judicieusement les bénévoles.
Exercer une surveillance et un contrôle adéquats et agir de façon responsable en toute circonstance.
Agir aussitôt que l'on soupçonne ou découvre un acte fautif ou frauduleux.
Veiller à la sécurité des personnes qui participent aux activités de l'organisation en procurant des locaux, des équipements et des installations appropriés, bien entretenus et sécuritaires.
Adopter une attitude préventive en évaluant les risques possibles et en prenant les moyens raisonnables pour que ne surviennent pas d'accidents.

Démission ou révocation

Une administratrice ou un administrateur peut démissionner quand bon lui semble; son mandat prend alors fin aussitôt. Cependant, une certaine jurisprudence allègue qu’une administratrice ou un administrateur démissionnaire ou révoqué-e reste en poste jusqu’à son remplacement. Par exemple, si l’ensemble du conseil d’administration démissionne, cela ne signifie pas la fin de l’existence de l’organisme, qui doit poursuivre ses activités de gestion et qui doit encore respecter certaines obligations. Dans l’objectif d’éviter toute responsabilité personnelle découlant d’un acte réalisé ultérieurement par l’organisme, l’administratrice ou l’administrateur démissionnaire devrait toujours s’assurer que son poste est remplacé et que ce changement est signalé via une modification des lettres patentes. À signaler qu’une personne qui le désire peut aussi faire appel directement au Registraire des entreprises pour effectuer une telle modification, sous certaines conditions et moyennant des frais {article 85 de la Loi sur la publicité légale}.

Assurance

Pour l'organisme

Les personnes participant à une activité organisée par l’organisme ou se trouvant sur des lieux qui sont sous sa responsabilité peuvent, à la suite d’un accident (découlant d’une négligence, d’une surveillance ou d’un entretien inadéquat, etc.), poursuivre l’organisme. En protection contre ce type de problème, le conseil d’administration devrait proposer une couverture d’assurances pour l’organisme.

Une obligation à l'UQAM: les associations et groupes de l’UQAM sont tenus de se procurer une assurance civile, auprès de la compagnie qu’ils désirent.

Pour le conseil d'administration

Face à toutes les responsabilités et les risques potentiels exposés plus haut, il est fortement recommandé que chacun des membres du conseil d’administration se dote d’une couverture d’assurance ou que l’organisme se dote d’une assurance-responsabilité au bénéfice de l’ensemble des administratrices et administrateurs. Cette assurance sur la responsabilité civile couvre les coûts que les administratrices et administrateurs peuvent être légalement tenu-e-s de compenser financièrement à la suite d’un dommage causé à une tierce partie. Contrairement à une police d’assurance générale sur la responsabilité civile qui offre une protection contre les pertes découlant de dommages corporels ou matériels, l’assurance sur la responsabilité civile des administratrices et administrateurs ne couvre que les pertes découlant «d’actes préjudiciables» imputés à un ou des membres du conseil.

Membres

Statut

L’adhésion à un organisme se fait de manière très simple, du moment que les personnes satisfont aux conditions exprimées dans les règlements généraux de l’organisme. Dans le cas des associations étudiantes de programmation de l’UQAM, les étudiant-e-s représenté-e-s sont membres par défaut, du moment qu’elles et ils paient leurs frais de scolarité. Les groupes étudiants peuvent décider des modalités d’adhésion, comprenant des frais d’admission ou non.

Droits des membres

Élire les administratrices et administrateurs.
Être informés des affaires de l’organisme.
Consulter les documents officiels.
Être convoqués aux assemblées, y prendre part et y voter.
Convoquer une assemblée si au moins 10 % des membres présentent à la, au secrétaire de l’organisme une demande écrite contenant les objets de l’assemblée.
Consulter, durant l’assemblée générale annuelle, le bilan ainsi que le relevé général des recettes et dépenses.
Ils n’ont aucun droit de propriété sur les biens de l’organisme.

Responsabilités

Les membres ne sont pas personnellement responsables des obligations ou des dettes de l’organisme.
Ils ont la «responsabilité morale» de se tenir au courant des affaires de l’organisme et de participer à sa vie démocratique.

Assemblées

Assemblée générale annuelle

L’organisme est obligé de par la Loi de tenir une assemblée générale annuelle, lors de laquelle les administratrices et administrateurs soumettent aux membres:

Un bilan.
Un relevé général des recettes et des dépenses.
Le rapport de la vérificatrice ou du vérificateur, s’il y a lieu.
Tout autre renseignement relatif à la situation financière, exigé par les lettres patentes ou les règlements généraux de l’organisme.

Lors de cette même assemblée, les membres élisent les administratrices et les administrateurs pour l’année à venir et approuvent ou rejettent les règlements adoptés par le conseil d’administration au cours de la dernière année. Il s’agit aussi d’un moment pour faire entériner les résolutions et actes adoptés par le conseil d’administration.

Assemblée extraordinaire

Sous demande de 10 % des membres ou du conseil d’administration, une assemblée extraordinaire peut être convoquée en tout temps, dans le respect des règlements généraux, pour régler des questions soulevées ou pour apporter des modifications à la constitution de l’organisme.

Période et quorum

La période minimale se déroulant entre l’annonce d’une assemblée générale et sa tenue, de même que le quorum (proportion ou nombre minimal de membres présents pour que l’assemblée puisse se dérouler), sont des éléments déterminés par l’organisme dans ses règlements généraux.

Modifications et dissolution

Modifications

Dès qu’un changement survient au niveau des éléments composant les lettres patentes, celui-ci doit être signalé au Registraire des entreprises:

Changement du nombre d’administratrices et d’administrateurs.
Changement dans la composition du conseil d’administration.
Modification du lieu du siège local.
Nouvelle dénomination sociale.
Etc.

Dans ce cas, les 2/3 des membres présents lors d’une assemblée extraordinaire doivent adopter ce changement. Par la suite, le conseil d’administration doit adopter une résolution à l’effet de demander des lettres patentes supplémentaires, en précisant les personnes qui seront autorisées à signer la requête. À partir de l’adoption de la résolution, l’organisme doit déposer la demande dans les six mois suivants, accompagnée, s’il y a lieu, des frais reliés et, dans le cas d’un changement de dénomination sociale, d’un rapport de recherche de nom (pouvant s’effectuer sur le site Internet du Registraire des entreprises).

Dissolution

Les 2/3 des membres réunis en assemblée peuvent adopter une résolution de dissolution de l’organisme. Un avis indiquant que l’organisme demandera la permission de se dissoudre doit être publié dans un journal, dans la localité où est situé le siège social. Le Registraire des entreprises fournit un formulaire pour effectuer une telle demande et publie un guide d’aide sur son site Internet à cet effet. La dissolution sera acceptée si l’organisme n’a ni dette ni obligation et qu’il s’est départi de ses biens. La radiation de l’immatriculation a lieu d’office si la Personne morale demande une dissolution ou si elle omet de produire deux déclarations annuelles consécutives (dans ce dernier cas, il s’agit d’une sanction administrative et l’organisme est passible d’amendes).

Finances

États financiers

Associations étudiantes

Les organismes doivent en tout temps mettre à la disposition de leurs membres leurs états financiers, comprenant un état détaillé de leurs recettes et dépenses pour les douze derniers mois. Une copie de ces états doit être déposée au Secrétariat général de l’UQAM. Pour les associations étudiantes facultaires et les groupes d’envergure dont le bilan annuel dépasse 40 000 $, les états financiers doivent être vérifiés par une vérificatrice, un vérificateur externe. ( Politique no 32, # 16.2).

Préparation à la vérification comptable

Qu'ils soient basés sur un taux horaire ou un montant fixe, les honoraires professionnels pour la vérification comptable peuvent toujours varier selon le degré de préparation des livres et des autres documents. Il faut donc que cette opération soit bien préparée.

Balancer les livres: journal des salaires, caisse-recettes, caisse-déboursés, grand livre général, etc.
Préparer les documents: charte, règlements internes, charte des comptes. Au début de la vérification, on peut donner une description du système comptable et les noms des signataires autorisés.
Dresser les listes: comptes, cotisations ou subventions à recevoir, comptes à payer, frais payés d'avance, revenus perçus d'avance. Pour les plus grosses factures ou certains revenus particuliers, on peut dresser une liste indiquant la date, le numéro du chèque, le nom et le montant.
Préparer les pièces: relevés mensuels de banque, chèques par ordre de numéros, livres de dépôts, factures payées, relevés de petite caisse, copies des factures émises, copies des reçus émis, lettres attestant des subventions, contrats signés, procès-verbaux, détails des placements et des emprunts.
Établir l'inventaire: mobiliers et équipements non loués, papeterie et fournitures. Cet inventaire est fait à la date de clôture de l'exercice financier et indique le coût approximatif.

Fiscalité

Impôt sur le revenu

Les personnes morales sont exemptées d’impôt aux niveaux fédéral et provincial. Certaines exceptions existent, en fonction des activités que l’organisation a effectuées durant l’année couverte (les salaires, les honoraires et les remboursements de dépenses n’affectent pas cette exemption). La Personne morale doit, dans les six mois suivant la fin de chacun de ses exercices financiers, transmettre au ministère du Revenu du Québec et au ministère du Revenu fédéral une déclaration de renseignements au moyen du formulaire prescrit seulement si:

Elle a reçu durant l’exercice financier des dividendes, des intérêts, des loyers ou des redevances d’une valeur supérieure à 10 000 $.
L’actif total à la fin de son exercice précédent était supérieur à 200 000 $.
Elle était tenue de transmettre une déclaration de renseignements pour un exercice financier antérieur.

Par contre, être exempté d’impôts ne veut pas dire que l’organisme est exempté de faire sa déclaration annuelle de revenus. Chaque année, un organisme doit remplir une déclaration de revenus et l’acheminer au ministère du Revenu du Québec.

Taxes

La Personne morale doit percevoir la TPS et la TVQ pour le ministère du Revenu du Québec et les lui remettre, si elle fournit des produits et des services taxables et détaxés et si elle est inscrite aux fichiers de la TPS et de la TVQ (l’obligation de s’y inscrire dépend du montant de ses fournitures taxables et détaxées, s’il dépasse 50 000 $ pour l’année concernée).

Financement

Cotisation

La cotisation des membres est la principale source de financement des Organismes à but non lucratif, dont le montant est déterminé par les règlements généraux. Il peut y avoir plus d’un type de membre et donc différents montants de cotisation et des frais d’admission peuvent être mis en vigueur. Toute association étudiante de programmation qui demande une reconnaissance doit indiquer le montant qu’elle désire que l’UQAM perçoive sur la facture de leurs membres. Un protocole est signé conjointement par l’association et l’Université pour déterminer les modalités de perception de la cotisation. Le montant de la cotisation est déterminé lors d’une assemblée générale ou d’un référendum tenu à cette fin. Les associations doivent prévoir des modalités de remboursement pour les membres qui en font la demande.

Exploitation d'une entreprise

Le fait d’être constitué sans but lucratif n’empêche pas un organisme d’exercer des activités lucratives, à condition qu’elles soient accessoires ou reliées à ses objets. Des incidences fiscales importantes doivent être prises en considération.

Emprunts et garanties

L’organisme peut faire des emprunts et, à cette fin, donner des garanties sur ses biens, telle une hypothèque. Le conseil d’administration en est responsable, si un règlement est adopté par les 2/3 des membres à cet effet ou si une disposition particulière en fait mention dans les lettres patentes.

Dons

Sans excéder la valeur limite de ses biens immobiliers, un organisme peut recevoir des dons. Seul un organisme charitable peut délivrer des reçus à des fins d’impôts; or, un tel statut (qui figure dans les objets des lettres patentes) est maintenant très difficile à obtenir.

Subventions

L’organisme qui reçoit une subvention gouvernementale se voit dans l’obligation de respecter certaines conditions, en particulier par la composition d’un rapport détaillé sur l’utilisation de ces fonds. À noter que certaines subventions gouvernementales ne sont offertes qu’aux organismes immatriculés à titre de Personne morale (parfois même depuis une certaine période).

Autofinancement

L’organisme est libre d’entreprendre des activités d’autofinancement (événements-bénéfices, ventes de recueils, etc.).

Autres lois et règlements

Il va de soit qu’en plus des Politiques et Règlements de l’UQAM, les associations et groupes étudiants sont tenus de respecter les lois en vigueur. En voici quelques-unes.

Loi sur l'accréditation et le financement des associations d'élèves ou d'étudiants.
Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Loi sur la publicité légale & Loi sur les compagnies relatives à une corporation constituée en vertu de la Partie III (qui régissent l’existence des Personnes morales).
Loi sur les normes du travail.
Les différentes lois sur les droits d’auteurs.
Le Code civil du Québec.
Etc.

Le droit d’association et l’exercice de ce droit s’appliquent dans le respect de la Charte des droits et libertés du Québec.

Prenez aussi connaissance de la Charte des droits et obligations des étudiants de l’UQAM.

Représentations et instances

Comités et instances

Comité de la vie étudiante
Comité des usagers des Services à la vie étudiante
Comité des usagers du Centre sportif
Comité de reconnaissance des groupes étudiants
Comité de financement des projets étudiants
Comité institutionnel contre le harcèlement
Comité institutionnel de prévention du harcèlement psychologique
Comité institutionnel d’application de la politique en matière d’environnement
Commission des études

D’autres comités ponctuels ou permanents sont ouverts pour des consultations spécifiques (comité des usagers-ères de la bibliothèque, comité de la Politique internationale, etc.).

La participation à certains de ces comités est rémunérée.

Groupes candidats à la reconnaissance, groupes reconnus, groupes parapluie et groupes d'envergure

Les sièges ouverts pour les groupes étudiants reconnus aux instances et comités de l’UQAM sont comblés par des élections.

Les appels de mises en candidature sont ouverts à l’automne pour une période de dix jours et c’est lors d’une assemblée générale que les représentants sont élus.

Chacun des groupes dispose alors d’un vote. À noter que les représentants sont tenus de rendre compte des rencontres auxquelles ils assistent.

Représentantes et représentants des groupes étudiants 2021-2022

Comité de la vie étudiante

Étienne Beaulieu du CERAN
Myriam Bravo de l'EUMC UQAM

Comité de reconnaissance des groupes étudiants

Myriam Bravo de l'EUMC UQAM
Andréa Spirito de Montréal Campus
Justyne Labonté du GRIP-UQAM
Gabriel Fleurant de l'Incubateur

Comité de financement des projets étudiants

Julie Bouchard de l'EUMC UQAM
Étienne Beaulieu du CERAN

Comité des usagers des Services à la vie étudiante

Patriciane Justine Makouo de l'EUMC UQAM

Associations étudiantes

Les représentants des associations étudiantes aux différentes instances et aux comités consultatifs sont choisis par l’association.

Dans le cas où une personne représente plus d’un champ d’études (par exemple, les cycles supérieurs au Comité de la vie étudiante), les associations étudiantes facultaires concernées doivent s’entendre entre elles et, le cas échéant, organiser une consultation de concert avec le Secrétariat des instances.

Consultez la Politique de reconnaissance des associations étudiantes de programmation (Politique no 32) pour plus de détails.

Rémunération

Une gratification de nature monétaire est généralement offerte aux étudiants qui participent aux préparations et aux délibérations aux instances qu’ils représentent.

Liste des officiers et administrateurs

Toutes les associations étudiantes reconnues, tous les groupes étudiants ainsi que tous les groupes d’envergure sont tenus de produire, maintenir à jour et de déposer au comptoir du Bureau des affaires étudiantes une liste des officiers et des administrateurs.

Comment procéder pour l’identification

La mise à jour de vos officiers se fait via notre répertoire électronique des officiers et des administrateurs. N'oubliez pas que les changements apportés à la liste des officiers doivent être accompagnés de pièces justificatives (procès verbal, déclaration d’engagement de responsabilité, etc.)

Seuls les responsables désignés sont autorisés à accéder aux données et à les modifier. Communiquez avec le Bureau des affaires étudiantes par courriel au Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. pour obtenir une autorisation.

Consignes pour la gestion et le dépôt des documents

Les extraits de procès-verbaux doivent :

Être signés par la, le secrétaire d’assemblée;
Comporter la date complète (jour, mois, année), le lieu de l’assemblée générale et le nom de l’association;
Présenter chaque point de décision avec le nom complet de la personne qui le propose et de la personne qui l’appuie.

Vérifiez bien que tous les documents sont déposés :

L’extrait de procès-verbal de l’assemblée générale désignant les membres du comité exécutif de l’association;
L’extrait de procès-verbal de l’assemblée générale attestant de la présentation et du dépôt des états financiers (à ne pas confondre avec le budget);
Pièce justificative relative aux assurances en responsabilité civile.
Seulement pour les associations étudiantes et groupes étudiants recevant plus 40,000$ de cotisation étudiante : L’extrait de procès-verbal de l’assemblée générale nommant la firme comptable retenue, de même que le mandat qui lui est confié (avis au lecteur, mission d’examen ou états financiers vérifiés).

Nomenclature à utiliser pour vos documents

Veuillez identifier vos documents selon la nomenclature suivante : AAAA_SUJET_NOMACRONYME.pdf

AAAA = Année académique (pour 2018-2019 : 1819)
SUJET = Officières, officiers; Assurance; États financiers; Firme comptable
NOMACRONYME = Nom de votre association ou acronyme

Ex .

Pour la 1ere version :

1819_Officières, officiers_AED.pdf

Pour les versions suivantes durant la même année :

1819_Officières, officiers_AED_2.pdf
1819_Officières, officiers_AED_3.pdf

Désignation optionnelle de mandataires

En plus des officiers, il est possible pour les associations et les groupes de mandater en supplément deux personnes (employés permanents).

Comment procéder

Suivre les mêmes étapes que pour la désignation des officiers.

Les associations étudiantes

Les associations étudiantes reconnues en vertu de la Politique no 32 doivent aussi fournir au Secrétariat des instances une liste des officiers et des administrateurs. Un formulaire à cet effet est envoyé directement aux associations au début de la session d’automne.

Regroupement étudiant autour d'un projet spécifique

Les requêtes effectuées par des étudiants dans le cadre d’un projet spécifique ne découlant pas directement d’une association ou d’un groupe reconnu, doivent toutefois être transigées via ces derniers, par un officier ou un mandataire.

Locaux et clés

Attribution des locaux

En fonction des Politiques no 32, no 34 et no 46 ainsi que des protocoles, l’Université fournit aux associations étudiantes reconnues et aux groupes étudiants universitaires un local et du mobilier de base. En raison de la rareté des locaux disponibles à l’Université, il est possible qu’il soit demandé à des regroupements de partager un même local.

Demande de clés

Les demandes de clés s’effectuent au comptoir du Bureu des affaires étudiantes en complétant le formulaire de demande de clés. Vous devrez fournir le numéro du local ou de l’équipement, le numéro de la clé et un chèque émis au nom de l’UQAM en fonction des coûts unitaires suivants:

Clé de local: 9,20 $
Clé de bureau (meuble): 4,60 $
Clé de classeur: 4,60 $
Clé de babillard vitré: 9,20 $
Clé de boîte postale: faites vous-même une copie de cette dernière.

Chaque association ou groupe a la responsabilité d’établir un mode de l’attribution des clés et d’assurer le suivi à cet effet.

Changement de barillet

Sur demande et moyennant des frais, une serrure peut être remplacée aux coûts suivants:

Barillet de local: 40,24 $, clés en sus
Barillet de classeur: 34,49 $, incluant deux clés
Barillet de boîte postale: 28,74 $, incluant deux clés

IMPORTANT - barillets du pavillon Aquin

Actuellement, les barillets du pavillon Aquin sont de la marque BEST. Pour des raisons de sécurité, les barillets de la marque BEST seront progressivement remplacés par des barillets de la marque ASSA. Lorsqu’une association étudiante ou un groupe demandera un changement de serrure, celle-ci sera automatiquement remplacée par une serrure ASSA.

Compte tenu d’un travail supplémentaire de serrurerie, le prix pour ce transfert sera plus élevé, soit de 230,53 $. Veuillez noter qu’une fois le transfert vers les barillets ASSA effectué, le coût associé à de futurs changements sera le même qu’en ce moment, c’est-à-dire de 40,24 $.

Accès aux locaux

Les heures d’ouverture des pavillons de l’UQAM sont du lundi au vendredi de 7h30 à 23h et les samedis et dimanches de 8h à 18h. L’accès aux locaux est permis durant ces heures.

Accès en dehors des heures d'ouverture

Voici la procédure pour obtenir l’accès en dehors des heures d’ouverture (de façon ponctuelle):

L’autorisation est délivrée par le Bureau des affaires étudiantes (gestionnaire des locaux) et contrôlée par le Service de la prévention et de la sécurité (responsable de la sécurité sur le campus).
Les demandes d’autorisation d’accès sont accordées de manière ponctuelle c’est-à-dire pour un événement ou projet qui a une date de début et de fin, des heures déterminées ainsi qu’un local ou un lieu identifié.
Les demandes doivent être acheminées par courriel au Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou au comptoir du AB-8200.
Les noms des personnes ainsi que leurs codes permanents sont nécessaires.

L’autorisation est assujettie aux règles suivantes :

Les personnes autorisées devront s’identifier sur demande et accéder au campus par les entrées désignées.
Les règlements s’appliquent en tout temps à toutes les personnes qui sont dans l'enceinte de l'établissement. Le Service de la prévention et de la sécurité doit en assurer le respect.

Si ces consignes ne sont pas respectées, l’association ou le groupe concerné pourra se voir retirer son privilège d’accès.

L’autorisation d’accès vous sera acheminée par courriel. Vous devez conserver le formulaire estampillé sur vous en tout temps.

Pour les événements spéciaux

Les événements spéciaux peuvent être de plusieurs natures. Il peut notamment s’agir:

D’une activité d’envergure que vous organisez ou dont vous avez pris la responsabilité, qui se déroule sur le campus avec débordement possible en dehors des heures d’ouverture. Celle-ci est supportée par un professionnel du SSAÉ.
D’une activité ponctuelle se déroulant en dehors des heures d’ouverture ou les débordant et, regroupant des personnes dont les noms n’apparaissent pas sur le document d’autorisation du local de l’association.

Les mêmes procédures s’appliquent et les mêmes règlements les concernent. Il s’agit d’effectuer les mêmes démarches, dans un délai d’au moins 48 heures avant la tenue de l’activité. Le formulaire à compléter pour l’accès aux locaux est disponible au comptoir du SSAE.

Demande d'équipement ou de remplacement

Les associations étudiantes reconnues et les groupes étudiants universitaires peuvent demander des meubles supplémentaires (bureau, classeur, table, chaise, etc.) ou le remplacement de ceux-ci en s'adressant au comptoir du Bureau des affaires étudiantes. Ces équipements sont gratuits et ils seront fournis dans la mesure où ils sont disponibles au Service des immeubles et de l’équipement.

Peinture et appels de services

La peinture au 7 ans sans frais n’est plus effective. Des frais s’appliqueront si les groupes ou associations veulent faire peinturer leur local. Il est possible de choisir les couleurs parmi celles proposées par l’Université. Pour les demandes visant des requêtes de service (réparation de composantes des bâtiments, de conciergerie, de nettoyage et d’installation d'accessoires; de sécurisation d'équipement ou de locaux, etc.), vous devez vous adresser au comptoir du Bureau des affaires étudiantes qui acheminera la demande au Service des immeubles et de l’équipement.

Vols et bris

L’Université n’est pas responsable des vols, pertes et bris pouvant se dérouler dans les locaux. La vigilance est de mise et il est fortement suggéré de ne jamais laisser de matériel de valeur sans surveillance. Ne laissez jamais un local déverrouillé si personne ne s’y trouve. Le Service de la prévention et de la sécurité dispose d’une voûte au local A-M865 qui peut être ponctuellement utilisée pour des dépôts de gros montants d’argent. Si vous êtes victime d'un vol, il est important de signaler celui-ci en communiquant avec le Service de prévention et de sécurité (poste 3131).

Transition d'équipe

Formation : Comment réussir sa transition d’équipe
11 mai de 12h45 à 13h45

La transition d’équipe est une étape importante qui comporte de nombreux défis et plusieurs éléments à ne pas oublier. Cette formation vous aidera à assurer la pérennité au sein de votre groupe et à vivre une transition tout en douceur.

Inscrivez-vous

La transition est une étape qui comporte de nombreux défis et dont le déroulement peut avoir des impacts majeurs sur la santé des regroupements de toutes les natures. C’est particulièrement vrai pour les associations et les groupes étudiants ainsi que pour les équipes mises sur pied pour la réalisation d’un projet en milieu étudiant. La période d’étude étant relativement courte, les équipes se succèdent rapidement, ce qui fragilise la vie associative et la durée de vie des projets. Le principal défi réside souvent dans la capacité à assurer la pérennité des projets et une continuité dans les associations et groupes. Pour que les efforts déployés portent fruit au-delà du passage d’une équipe et pour que les nouvelles équipes ne soient pas obligées de recommencer ce travail, la transition doit faire l’objet d’une réflexion active.

La préparation de cette étape demande de l’énergie, mais si elle est bien traversée, elle permet à la relève d’en gagner considérablement, contribue à maintenir la vitalité de la communauté étudiante et, par extension, de l’environnement universitaire. Il revient à chacune des équipes de préparer la transition en fonction de la personnalité et des valeurs de l’association ou du groupe.

Pour vous aider à ne rien oublier, le Service de soutien aux activités étudiantes a préparé une liste à cocher des éléments essentiels pour une transition efficace:

Répertoire des officiers et des administrateurs

Les associations étudiantes reconnues (politique 32), les groupes étudiants, ainsi que les groupes d'envergure (politique 51) sont tenus de produire et maintenir à jour une liste de leurs officiers pour le SSAÉ. Lorsque cette formalité est remplie, il est possible pour notre équipe de traiter les demandes dans de meilleurs délais.

La mise à jour de vos officiers s'effectue via notre répertoire électronique des officiers et des administrateurs. Seuls les responsables désignés sont autorisés à accéder aux données et à les modifier. Communiquez avec le Bureau des affaires étudiantes par courriel au Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. pour obtenir une autorisation.

Préparer une transition

Pour qui

Idéalement, ce ne sont pas tous les membres d’une équipe qui quittent en même temps. Si certaines personnes restent, la continuité est certainement plus facile à assurer. Cependant, dans un grand nombre de cas, c’est malheureusement ce qui se produit. Cela ne signifie pas que la transition ne doit pas faire l’objet d’une attention particulière dans le cas où seulement une partie de l’équipe est renouvelée, puisqu’il est rare que tous les membres d’une équipe connaissent l’ensemble des dossiers traités. De plus, le fait de laisser des traces tangibles de son travail sert non seulement aux personnes qui nous suivront directement, mais aussi à celles qui prendront la relève ultérieurement. De manière générale, le simple fait de constituer une mémoire de l’évolution d’un groupe est utile pour toute sa durée de vie. Lorsqu’on joint une équipe, il est toujours très pertinent de saisir les conjonctures qui l’ont menée à ce qu’elle est, pour poursuivre dans cet élan, profitant des forces qui se sont développées, tout en évitant de reproduire des erreurs qui ont été commises par le passé.

Quand préparer la transition

La transition est une étape qui se planifie dès l’entrée en fonction et elle se prépare en tout temps. Lorsqu’une équipe ou certaines personnes clés quittent un groupe, il est parfois trop tard pour transmettre de l'information quant aux dossiers, projets et fonctionnement du groupe. Penser à la transition dès le début permet de mieux composer des documents d’information constituant la mémoire du groupe et permet aussi de préparer et de former une relève.

Composer des document d'information

Lorsqu’un événement est frais à notre mémoire, il est toujours plus facile d’en tracer les grandes lignes. Écrire l’histoire d’un groupe au fur et à mesure qu’elle se dessine permet de s’assurer de ne pas oublier certains éléments d’importance et nous évite d’avoir à tout écrire à la hâte en fin de mandat.

Assurer une relève

Le simple fait de transmettre les dossiers à l’équipe qui succèdera n’est pas suffisant. Encore faut-il que cette équipe connaisse la dynamique de l’association ou du groupe et qu’elle ait pu se familiariser avec son fonctionnement. La meilleure manière d’assurer cette transition est d’intégrer le plus rapidement possible les individus qui composent la nouvelle équipe. Une personne qui gravite autour d’une équipe en place pourra en apprendre progressivement sur l’environnement de travail, sur la culture organisationnelle, sur les dynamiques, ainsi que sur l’ensemble des pratiques.

Une transition sur quelle période

Trop souvent, la transition entre deux équipes s’effectue sèchement. Une équipe termine son mandat et l’autre amorce le sien aussitôt. Pire, il n’est pas rare que la période estivale amplifie cette coupure. Il n’est pas toujours possible que les deux équipes travaillent de concert durant une certaine période, mais le simple fait de prévoir le tout permet une transition moins radicale. De plus, les membres d’une équipe sortante devraient rester disponibles le temps nécessaire, en cas de besoin.

Responsabilités corporatives

Les nouvelles équipes doivent prendre connaissance des obligations auxquelles elles sont tenues à titre de Personne morale, à titre d’association étudiante ou de groupe étudiant reconnu, de même que des obligations de natures financières et administratives. En premier lieu, il est essentiel de vérifier que ces obligations ont bel et bien été respectées par l’équipe précédente et, s’il y a lieu, s’assurer que celle-ci s’engage à laisser le tout tel qu’exigé par les lois, règlements et politiques. Ensuite, la nouvelle équipe devrait établir le plus rapidement possible les processus par lesquels elle continuera à répondre à ces exigences, par exemple en attribuant des rôles clairement définis à certaines personnes. Voici les principales responsabilités dont il faut tenir compte.

Liste des officières et des officiers. Rappelons que les associations étudiantes de l’UQAM sont reconnues en vertu de la Politique no 32, les groupes étudiants reconnus en vertu de la Politique no 51. Certaines obligations découlent des protocoles d’entente découlant de ces politiques, notamment celle de maintenir à jour la liste des officières et des officiers auprès du Secrétariat de instances et du Service de soutien aux activités étudiantes (SSAÉ).
Lettres patentes. Les associations et groupes étudiants de l’UQAM sont immatriculés au Registre des entreprises du Québec à titre d’Organisme à but non lucratif, aussi appelé Personne morale. À cet effet, ils doivent produire une mise à jour annuelle. Informez-vous de la date de la dernière déclaration et inscrivez à votre agenda la date à laquelle la prochaine déclaration est due. En outre, si cette date ne correspond pas à votre entrée en fonction, vous devez produire le plus tôt possible une déclaration modificative si, par exemple, des changements sont effectués au sein du Conseil d’administration. Compte tenu de l’importance des responsabilités découlant du rôle d’administratrice et d’administrateur, il est important d’effectuer ces changements le plus rapidement possible.
Livres et registres. Les livres et registres, c’est la mémoire de l’association ou du groupe d’un point de vue légal. La loi exige qu’ils soient maintenus à jour et qu’ils restent accessibles en tout temps. Les équipes sortantes doivent s’assurer que cette obligation a été respectée et les nouvelles équipes doivent en prendre connaissance, de même qu’ils doivent prendre l’habitude de poursuivre leurs mises à jour. De plus, la lecture des procès-verbaux peut être fort instructive pour la nouvelle équipe; cela permet de comprendre les différents cheminements qui ont été vécus ainsi que les délibérations qui les ont accompagné.
États financiers. Vous devez maintenir à jour les états financiers de votre groupe. Il s’agit d’une opération qui s’effectue au quotidien. Préférablement, dédiez une personne de l’équipe aux tâches de trésorerie. Les associations étudiantes et les groupes étudiants dont le bilan annuel est supérieur à 40,000$ sont obligés de faire vérifier leurs états financiers par un professionnel agréé, une opération qui peut aussi être pertinente pour d’autres groupes.
Compte bancaire . Contactez votre institution financière pour apporter les changements nécessaires à votre compte. Vous devrez y indiquer qui sont les exécutants autorisés à y transiger des demandes et celles et ceux qui sont responsables de signer les chèques. Un extrait de procès-verbal vous sera alors demandé.
Comptes clients. Généralement, des changements doivent être apportés sur les comptes que l’association ou le groupe possède chez les différents fournisseurs à l’intérieur de l’UQAM (Coop UQAM, Bureauphile, Repro-UQAM…) et à l’externe : qui peut accéder aux comptes, quel est les fonctionnements de ces comptes et des facturations, etc. Prenez aussi le temps de vérifier si ces comptes sont à jour et si l’ancienne équipe n’a pas oublié des factures impayées.
Fiscalité
Il se peut que vous soyez tenus de transmettre au ministère du Revenu du Québec et au ministère du Revenu national une déclaration de renseignements et de percevoir des taxes. Si c’est le cas, les équipes sortantes devraient s’assurer que ces conditions fiscales ont été respectées et de transmettre l'information nécessaire à la nouvelle équipe.
Assurances
Les associations et groupes de l’UQAM sont tenus de contracter une assurance en responsabilité civile pour se couvrir adéquatement. Les nouvelles équipes doivent prendre connaissance de cette police et la maintenir active.
Représentation sur les instances
Les associations et groupes étudiants de l’UQAM ont un rôle de représentation à jouer sur différentes instances de l’Université ainsi que sur divers comités consultatifs. Préférablement, les étudiant-e-s qui y siègent devraient transmettre l'information nécessaire à leurs successeurs pour assurer une continuité dans les dossiers qui y sont discutés. Certain-e-s représentant-e-s sont choisi-e-s par élections, notamment pour les postes dédiés aux groupes étudiants, tandis que d’autres sont désignés par les associations étudiantes, et la durée des mandats varie d’un comité à l’autre.

Pensez à transmettre

Les clés (de locaux, des classeurs, des bureaux, de la boîte postale, des babillards, etc.).
Les codes d’accès (de la boîte vocale, pour les appels interurbains, l’accès aux ordinateurs, aux courriels, au site Internet, etc.).

Relever les défis au sein d’une nouvelle équipe

En fonction de la complexité du groupe, de l’état de l'information qui est transmise, des relations entre les individus qui composent la nouvelle équipe et de nombreux autres facteurs, l’ampleur des défis à relever varie. Certaines attitudes peuvent être adoptées pour favoriser cette transition.

Tracer un portrait de la situation

Prenez le temps de vous familiariser avec le contexte et de prendre connaissance des documents qui sont disponibles. Une analyse approfondie de la situation permet de comprendre certains éléments qui peuvent échapper au premier regard et permet d’éclaircir plusieurs zones floues. À cet effet, et dans la mesure du possible, établissez un contact étroit avec les personnes qui vous ont précédé. Si la situation s’avère plus complexe que prévu, n’hésitez pas à demander à l’équipe précédente de mettre à jour les dossiers dont elle était responsable et, le cas échéant, à recourir à un soutien externe.

Se familiariser avec la culture organisationnelle

Prenez connaissance des structures démocratiques, du fonctionnement interne du groupe, des équipes de travail et des comités consultatifs en place, de la définition des rôles en identifiant lesquels doivent être comblés, etc.

Recourir à un soutien externe

N’hésitez pas à recevoir l’aide de celles et ceux qui vous ont précédé, de personnes qui ont déjà vécu ce type de situation ou qui vivent elles aussi une transition. Cela permet souvent de prendre un recul fort bénéfique et permet aussi de saisir des éléments qui peuvent vous échapper. Prenez note que les Services à la vie étudiante offrent un appui et des outils pour vous aider dans ces démarches.

Ne pas porter seul le poids d'une transition

La transition n’est pas la tâche d’une seule personne et la meilleure manière de la traverser est de l’aborder en équipe dans toutes les dimensions. Bien répartir les tâches, déterminer les rôles de chacun et surtout savoir mettre les forces de chacun à contribution est nécessaire à la dynamique de groupe dans le cadre d’une transition et peut faire une grande différence.

Établir un système de communication

Comme dans toutes circonstances, une bonne communication est un élément clé de tout environnement collaboratif. Que chacun soit au courant des démarches des autres évite les confusions, permet à chacun de recevoir un soutien dans ses tâches et assure un déroulement efficace. Les rencontres fréquentes (sans pour autant en abuser) et bien préparées permettent aussi de tracer des portraits généraux de la situation et permettent à chacun de développer une vue d’ensemble.

S’approprier la dynamique de groupe

La meilleure manière de mener à terme une transition est de s’approprier la dynamique du groupe. Chacun possède sa propre manière d’évoluer dans une équipe et de réaliser des projets. S’il est toujours très constructif de s’inspirer de ce qui a pu se faire avant, il ne faut pas chercher pour autant à imiter et à reprendre exactement les mêmes méthodes de travail. Les réalités d’un groupe évoluent et il est important que les individus qui l’animent ne se gênent pas pour lui donner une couleur qui leur est propre.

Comprendre les résistances

Dans certains cas, il peut aussi être utile d’analyser et de saisir les résistances de l’environnement interne et externe. Tous les changements ont des impacts, non seulement dans l’équipe qui la subit et sur les membres du groupe, mais aussi auprès des individus et des autres groupes en relation. Il n’existe pas de recette miracle pour apaiser les résistances, mais le simple fait d’établir un dialogue et de chercher à saisir les sources de résistances contribue énormément à améliorer la situation et permet souvent d’identifier des solutions simples. La résistance est souvent due à un inconfort et une insécurité devant l’inconnu. Transformer les résistances en créant de nouveaux systèmes de motivation peut constituer une source de dynamisme fort intéressant.

Établir un plan d'action

Fixez-vous des objectifs concrets et réalistes, des étapes de réalisation clairement définies et un calendrier d’opérationnalisation. Détenir une vue d’ensemble du travail à effectuer permet de mieux s’y plonger et de se situer dans l’évolution des dossiers. Assurez-vous que toutes les personnes contribuant à l’élaboration des projets comprennent bien le plan de travail et qu’ils sont à l’aise avec cette manière de fonctionner. Il est d’ailleurs préférable, dans la mesure du possible, d’élaborer ce plan d’action avec leur collaboration.

Se donner le temps de vivre la transition

Il faut aussi se donner le temps et les marges de manœuvre nécessaires pour intégrer un groupe. L’ampleur des tâches à réaliser est souvent plus importante que ce que l’on pouvait prévoir au départ et, de toute façon, il est toujours pertinent de laisser la place à l’imprévu et aux idées qui émergent en cours de route. Se donner des échéances trop serrées et vouloir trop en faire constituent des erreurs que commettent plusieurs nouvelles équipes. Soyez réalistes et n’hésitez pas à reconsidérer votre plan d’action au besoin.

Évaluer les démarches

Dotez-vous aussi d’une stratégie qui vous permettra d’évaluer vos démarches au fur et à mesure qu’elles évoluent. Cela vous permettra d’identifier les forces et faiblesses du groupe et de vous réajuster en cas de besoin. Ces évaluations vous serviront aussi à composer des bilans et donc à préparer votre propre relève.

Comment assurer la transmission des connaissances

Une bonne transmission des savoirs constitue une base solide pour la relève. Si celle-ci est en mesure de saisir l’histoire du groupe et son évolution dans le temps, elle sera mieux équipée pour entreprendre à son tour des projets qui répondront à la mission du groupe et qui assureront son développement.

Bilans et évaluations

L’écriture de bilans des activités d’un groupe et l’évaluation que l’équipe fait de son action restent les meilleures traces qu’elle peut laisser. Ce type de document devrait s’élaborer tout au long d’un mandat et, si possible, dès qu’un projet se termine.

Bilan annuel

Retour sur l’ensemble des activités de l’année.
Ce type de bilan peut aussi se consacrer à une analyse de la dynamique de l’équipe et de sa structure organisationnelle, de la capacité du groupe à mobiliser des bénévoles et à maintenir leur implication, et des démarches qui ont été effectuées aux niveaux démocratique et participatif, etc.
Analyse des résultats que le groupe a obtenus dans le cadre de ses activités en rapport avec le plan d’action et le calendrier prévus en début d’année, explications sur les modifications qui ont pu être apportées en cours de route et sur les imprévus qui ont été rencontrés, etc.
Bilan des forces et faiblesses des plans communicationnels déployés autour de l’existence du groupe et des activités spécifiques.
Portraits des réseaux de contacts et des collaborations qui se sont tissés durant l’année; les contextes dans lesquels ces relations se sont établies, les objectifs qui étaient visés et les résultats obtenus. Il est aussi pertinent de transmettre, dans un document complémentaire, des listes de contacts pour que ces liens puissent se maintenir.
Bilan sur la gestion des finances et des ressources.
Bilan sur le travail des employés, s’il y a lieu.
Les personnes composant une équipe devraient se rencontrer en fin de mandat pour que chacun puisse exprimer sa satisfaction personnelle sur le déroulement des activités durant la période visée. La rencontre peut s’élargir aux personnes ayant contribué à ces projets.
Recommandations découlant des constatations sur l’ensemble de ces points. Il ne s’agit pas d’établir un plan d’action pour l’année suivante à ce moment, mais de proposer quelques pistes susceptibles de contribuer à son élaboration ultérieure ainsi qu’au développement général du groupe.

Bilan d'activité

Retour sur les motivations de base ayant poussé le groupe à organiser cette activité et sur les objectifs qui étaient visés. Explications en vue de situer le projet dans le cadre des autres activités du groupe et du plan d’action général.
Analyse générale du déroulement de l’organisation de l’activité, des démarches logistiques, et des échéances qui étaient fixées au départ.
Retour sur la structure organisationnelle et la dynamique de l’équipe d’organisation et, s’il y a lieu, des comités de travail et des collaborations spéciales.
Analyse du résultat obtenu en fonction de ce qui était souhaité au départ et hypothèses sur les facteurs qui ont pu influencer le déroulement de l’activité.
Bilan du plan de communication déployé autour de l’activité.
Liste des collaborateurs et collaboratrices à l’organisation et qui sont intervenu-e-s pour la tenue de l’activité. Description, s’il y a lieu, des collaborations qui ont pu se tisser avec d’autres groupes de l’UQAM et de l’externe.
Bilan de la gestion des ressources financières et matérielles. Détails sur les démarches effectuées au niveau de la recherche de subventions et de commandites.
Si approprié, évaluation de la part des participant-e-s de l’appréciation de l’activité. Statistiques sur la fréquentation de l’activité et analyse de ces résultats.
Recommandations découlant des constatations sur l’ensemble de ces points.

Dossier de passation des pouvoirs

En plus de ces bilans, d’autres documents peuvent être transmis aux nouvelles équipes pour favoriser leur intégration. À cet effet, un «dossier de passation des pouvoirs» peut être élaboré. Une fois réalisé, un tel dossier peut tout simplement être étoffé et actualisé d’année en année. Voici quelques éléments qui peuvent constituer ce dossier :

Mission du groupe et explications sur l’évolution de celle-ci, depuis les motivations lors de sa création en expliquant les grandes lignes des changements qu’elle a pu subir en cours de développement.
Rapports des anciens exécutants.
Explications sur les diverses prises de position du groupe et débats internes, comptes rendus des différents dossiers concernant le groupe ou sur lesquels il s’est penché au cours de son existence.
Organigramme de la structure de travail du groupe, description des comités et équipes de travail du groupe et de leurs mandats.
Explications sur le fonctionnement interne (et si possible sur les raisons qui ont poussé à adopter un tel mode de fonctionnement).
Mandats des exécutants et des divers postes au sein du groupe.
Les plans d’action, les plans stratégiques, les calendriers de travail.
Description de l’utilisation des outils de communication internes et externes.
Dossier de presse, matériel promotionnel et de sensibilisation.
Les bilans d’activités, les bilans annuels.
Rapports des exécutants, des groupes de travail, etc.
Divers textes de réflexion.
Les documents officiels du groupe (protocole d’entente, immatriculation, règlements généraux, politiques, livres et registres, bilans financiers, procès-verbaux, etc.).
Ressources, contacts, collaborations, réseaux; etc.

Organisation d'un camp de formation

La tenue d’un camp de formation constitue un moment idéal pour plonger la nouvelle équipe dans la dynamique du groupe, pour échanger et tisser des liens et pour se familiariser avec les outils de travail, les ressources et l’environnement. Il peut aussi s’agir d’un moment privilégié pour inviter des membres de l’ancienne équipe qui viennent transmettre certaines de leurs connaissances et raconter leur expérience. Ce contexte, qui peut être plus ou moins organisé, favorise aussi les échanges entre la nouvelle équipe et celle qu’elle remplace. De manière plus pratique, il est toujours très utile d’ouvrir un espace d’apprentissage. Pensez à :

Déterminer précisément à qui s’adresse la formation et prévoir le nombre de participant-e-s (inviter, par exemple, les associations étudiantes de programme). À cet effet, des réservations à l’avance peuvent être utiles.
Définir des objectifs clairs, ce qu’on souhaite que les participant-e-s retiennent.
Identifier un ou plusieurs lieux pour la formation, qui puissent être conviviaux sans pour autant compliquer l’organisation logistique. Une fin de semaine en nature peut être très constructive, mais il faut penser au défi que posent les transports…
Déterminer l’horaire de la formation et son évolution. Des durées pour les différentes séances peuvent aussi être fixées.
Prévoir des moments de détente, des périodes informelles.
Organiser éventuellement une soirée festive si le tout se déroule sur plusieurs jours; il faut cependant prévoir une matinée plus légère le lendemain…
Identifier les sujets qui seront abordés et l’ordre du jour. Exemples : l’historique des groupes étudiants, les structures de l’Université, les ressources et les services de l’UQAM, la notion de leadership, la résolution de conflit, les partenariats, l’animation des réunions, le code Morin, les responsabilités des administratrices et administrateurs, l’élaboration d’un plan d’action, l’évaluation de l’action, l’importance de la préparation de la passation des pouvoirs…
Accompagner ces formations de documents de référence.
Inviter des personnes ressources.
Penser à l’animation de la formation et aux types de participation qui seront proposés.
Déterminer les formes que prendront les discussions (groupes de travail, plénières, conférences, etc.).

Éthique

Questions éthiques

Les débats éthiques prennent une place toujours grandissante dans nos sociétés et pour cause: la confiance en nos instances démocratiques et leur efficacité reposent sur la nécessité d’agir avec intégrité, objectivité et transparence dans le cadre d’un rôle de représentation politique et d’administration d’un organisme. Le milieu étudiant n’y échappe pas : celles et ceux qui désirent accomplir un rôle de représentation doivent savoir manœuvrer en pleine conscience des rôles et responsabilités qui leur incombent, au-delà des exigences légales. Il n’existe pas de recette infaillible ou de code d’éthique universel, ne serait-ce que parce que les réalités et les philosophies de chaque groupe sont très différentes et que celles-ci évoluent avec les contextes. Certaines questions concernant les intentions et la nature des gestes posés méritent cependant d’être soulevées en tout temps. Inspirées de consultations, de différents écrits portant sur l’éthique et de codes d’éthiques existants, ces rubriques proposent quelques-unes de ces questions ainsi que des pistes de réflexion.

Défis éthiques

Chaque champ d’intervention dans lequel des questions éthiques se posent est spécifique et comporte des défis qui lui sont propres. Il est possible d’identifier quelques défis rencontrés plus particulièrement dans les milieux étudiants.

Participation démocratique variable

Le taux d’implication des membres d’une association ou d’un groupe étudiant dans les sphères démocratiques n’est pas toujours très élevé. Réalité importante en milieu universitaire, plusieurs étudiants manquent tout simplement de temps et, à l’extérieur des périodes politiques plus actives, il n’est pas rare de constater une baisse d’implication. À certains moments, il devient très difficile de tracer un réel portrait des intérêts et des attentes de celles et ceux que l’on représente. À la limite, une équipe peut voir son fonctionnement partiellement paralysé, faute d’être en mesure de déterminer ses orientations. L’un des rôles fondamentaux des associations et des groupes étudiants reste alors la conscientisation sur l’importance de la participation démocratique, qui peut s’accompagner, plus concrètement, d’une sensibilisation sur les dossiers en cours ainsi que de leur vulgarisation. Il va de soi qu’à cet effet, la présence des exécutants sur le terrain et l’instauration d’un système de communication efficace sont essentielles. Cela n’étant pas toujours suffisant, les équipes devraient aussi chercher à saisir les raisons de cette faible implication. Enfin, elles devraient savoir innover sur les méthodes à employer, ce qui peut aller jusqu’à repenser certaines pratiques consultatives.

Prises de décisions rapides

Certains dossiers évoluent rapidement, d’autres, imprévus, font surface au moment où on s’y en attend le moins. Que ce soit pour éviter de prendre du retard ou pour éviter d’embourber des processus engageant d’autres acteurs, certaines situations empêchent d’entreprendre des consultations appropriées. Confronté à la nécessité d’agir et poussé par l’urgence du moment, un exécutant peut prendre une décision qui paraît banale et qui peut pourtant provoquer une vague de répercussions inattendues. De là l’importance de définir les mandats clairement et ce, le plus rapidement possible. Sans que l’assemblée générale ne se soit prononcée sur un élément particulier, elle peut avoir pris des positions sur une variété d’orientations et avoir donné un mandat de confiance aux exécutants à propos de certaines prises de décisions.

Un travail important à effectuer avant d’établir de tels mandats est de chercher à prévoir les cas susceptibles d’émerger au cours de l’année et de porter l’attention de l’assemblée sur ces possibilités. Il peut être aussi très utile de déterminer qui doit être consulté lorsqu’une décision est à prendre dans l’urgence (par exemple, un minimum des deux tiers du comité exécutif doit prendre position; une réunion extraordinaire du conseil d’administration doit être convoquée, etc.).

N’oubliez pas de conserver des traces des mandats et résolutions pris en assemblée, de même que de l’ensemble des procès-verbaux découlant des réunions du conseil d’administration et des divers comités (en version imprimée et en fichier électronique).

Le fait d’offrir des comptes rendus aux membres quant aux actions et prises de décisions découlant de ces mandats, en assemblée ou par des systèmes de communication interne, est une opération tout aussi importante.

Interprétation des marges de manoeuvre

Même si les mandats, les rôles et les attentes sont clairement définis, il peut arriver que les interprétations de ceux-ci divergent en fonction d’un contexte particulier. L’assemblée a pris une position et a exprimé sa confiance envers les exécutants, mais quelles sont les limites de cette marge de manœuvre? Que faire, par exemple, dans un cas où une dépense imprévue doit être effectuée rapidement par des exécutants pour accomplir un mandat qui a été transmis, alors que cette dépense dépasse la limite permise sans une autorisation de l’assemblée générale? Il peut être pertinent de définir qui tranchera en cas de divergence d’opinions. Est-ce le comité exécutif, le conseil d’administration ou un comité consultatif créé à cet effet? À quel moment doit-on se remettre à l’assemblée générale si un accord n’est pas trouvé? Existe-t-il d’autres voies de consultation rapide, par exemple par sondages ou médias électroniques?

Rôle de représentation

Représenter quelles positions?

Une personne qui est désignée à titre de représentant sur un comité ou une instance devrait en quelque sorte être en mesure de se détacher de ses convictions et points de vue personnels pour refléter ceux des membres au nom de qui elle s’exprime et, le cas échéant, est en droit de s’abstenir, dans l’objectif d’entreprendre des consultations.

Plus on connaît les intérêts des membres, plus on est en mesure de répondre à leurs attentes.

Pour ce faire, les membres doivent connaître les enjeux, les contextes et être en mesure de se prononcer. Ainsi, on sera en mesure de mieux saisir l’état d’esprit général.

Qui représente-t-on?

Certains rôles de représentation sur des instances de l’UQAM se réfèrent à des communautés qu’il peut être difficile d’identifier clairement et auprès desquelles il est complexe d’entreprendre des consultations efficaces. C’est le cas, par exemple, lorsqu’une personne représente l’ensemble des groupes agréés, ou l’ensemble des étudiants des cycles supérieurs. Il n’existe pas toujours des tables de concertation ou regroupements par lesquels il est possible de discuter en profondeur des enjeux concernés. Ainsi, cette tâche de représentation devrait s’accompagner d’initiatives visant à récolter les positions des étudiants et des groupes concernés. Encore une fois, le défi de susciter l’intérêt et la participation se pose: diffusion d'information le plus largement possible, sensibilisation, création de comités consultatifs, identification de certaines personnes clés représentant des positions différentes, etc.

Une double responsabilité

Si diverses stratégies peuvent être entreprises pour faire participer le plus grand nombre possible de personnes dans les prises de décision, reste que cette responsabilité incombe aussi aux membres. La démocratie n’est pas seulement l’affaire des représentants et certaines limites se posent nécessairement aux efforts pouvant être déployés. Dans ce cas aussi, une certaine sensibilisation mérite d’être effectuée. Tracez un inventaire des démarches que vous effectuez pour tenter de rejoindre les membres et conservez-en des traces.

Notes sur le conseil d'administration

Les personnes siégeant sur un conseil d’administration y siègent à titre individuel. Ainsi, c’est personnes sont membres du conseil d’administration. À titre de membres, ils ont le devoir et la responsabilité d’agir dans le meilleur intérêt de l’organisme concerné, et ce peut importe leur groupe d’origine. L’usage courant fait en sorte que ces membres sont souvent considérés à tord comme des «représentants» d’un groupe alors qu’il en est tout autre. Comme nous l’avons précisé plus haut, ce sont les individus qui sont incriminés en cas de fautes. Il est donc important de comprendre cette subtilité sur ce qu’implique réellement le fait de siéger sur un conseil d’administration.

Le conflit d'intérêts

Il s’agit probablement de la question éthique la plus souvent soulevée et celle qui peut causer le plus de problèmes. On peut définir le conflit d’intérêts comme étant le fait de détenir un intérêt personnel ou issu d’une implication tierce qui soit contraire aux orientations de l’association ou qui soit susceptible d’influencer une prise de décision. En général, ce type de conflit est souvent de nature financière (tirer indirectement avantage d’un investissement ou d’une information quelconque), il est issu d’une influence extérieure (influence pouvant provenir d’offre d’emploi ou de tout autre avantage offert) ou de liens avec des acteurs concernés par une prise de décision. Dans le milieu étudiant, les conflits d’intérêts prennent généralement d’autres formes, peut-être plus subtiles, mais dont les conséquences peuvent aussi soulever des problèmes éthiques. En voici quelques exemples.

Certains étudiants peuvent représenter plus d’un intérêt à la fois, par exemple en siégeant sur plusieurs comités, ou en participant à divers projets de la communauté universitaire à l’extérieur de leurs fonctions. Cette situation n’est pas problématique dans la mesure où elle n’influence pas le déroulement des débats et les prises de position. Il faut donc déterminer quelle ampleur peut prendre une éventuelle situation problématique, que celle-ci soit réelle ou même qu’elle laisse entrevoir l’apparence d’un conflit d’intérêts. En cas de doute, la meilleure chose à faire est de récolter des opinions autour de soi sur la question.

Dans le même ordre d’idée, il peut être tentant de profiter d’une information obtenue via un comité pour influencer une prise de décision ailleurs. Il faut savoir identifier clairement l'information pouvant être transmise et celle qui, pour une raison ou une autre, est sous embargo (impliquant une transaction commerciale, un projet sous forme d’ébauche, une décision n’étant pas entérinée, information confidentielle concernant un individu, etc.)

Les mêmes possibilités de conflit d’intérêts s’appliquent dans le cas d’une implication qui s’effectue à l’extérieur de la communauté universitaire, que ce soit via des intérêts dans un projet ou encore via une considération politique partisane.

Favoriser un membre ou un groupe organisant un projet (par l’octroi de ressources financières ou matérielles via un processus privilégié, par une offre d’emploi, etc.).

Prévenir les conflits d'intérêts

Dans tous les cas, la meilleure attitude à adopter reste la prévention: éviter de se placer dans des situations où un conflit d’intérêts est possible ou, le cas échéant, aviser les personnes concernées de la situation dès le début et s’abstenir de prendre part aux débats et aux décisions sur les sujets reliés.

Dans ce dernier cas, assurez-vous que cette abstention est notée au procès-verbal.

Rôle de gestion

Peu importe l’ampleur des budgets, il est important de porter un regard constant sur sa gestion. Les exécutants d’association et de groupe devraient toujours garder bien présent à l’esprit que cet argent provient des membres et que la justification de son utilisation doit être en mesure de résister à un examen minutieux de leur part. Malgré tout, il peut être facile de manipuler des budgets. Des détournements de fonds à des fins personnelles ont déjà été observés en milieu étudiant, des actes qui ont mené à des situations très problématiques pour la santé de l’association et pour l’équipe qui a dû relever la situation (sans parler des possibles recours à la justice, pouvant nuire à la réputation de l’organisme).

Prévenir les problèmes de gestion

Agir aussitôt que l’on soupçonne ou découvre un acte qui paraît fautif ou frauduleux.
Il est important que des procédures claires soient établies quant à l’utilisation des ressources financières : obligation de fournir des factures pour toute dépense admise, suivis étroits sur la gestion de la petite caisse, composition d’un comité de vérification des dépenses effectuées sur une période donnée, conciliation bancaire, etc. Selon les besoins et les circonstances, des règles adoptées, connues et respectées de la part de tous peuvent déjà éviter des problèmes.
Certains chèques doivent parfois être transmis rapidement, alors qu’il est difficile de rejoindre les deux signataires. Pour répondre à cette problématique, certains groupes permettent qu’une série de chèques soient pré-signés par un des deux signataires : si c’est le cas, il est préférable de déterminer un mode de fonctionnement clair.
Si les règlements généraux autorisent le remboursement de dépenses encourues dans le cadre de certaines fonctions, mieux vaut établir une politique claire sur les conditions à respecter.
N’hésitez pas à laisser un libre accès aux documents, geste qui peut éclaircir certaines interrogations et qui démontre votre transparence (la loi exige que les bilans financiers des années antérieures soient accessibles aux membres en tout temps et que celui de la dernière année soit détaillé lors de l’assemblée générale annuelle).
Une saine gestion des finances nécessite que de tels bilans soient tenus à jour constamment et que ceux-ci soient clairement détaillés. Évitez de laisser des champs de dépenses qui soient imprécis ou difficiles à saisir.
Il est préférable qu’une personne de confiance soit chargée de ces opérations (une trésorière, un trésorier) et, si possible, qu’une seconde personne puisse effectuer une vérification.
La vérification comptable, à l’UQAM, n’est une obligation que pour les associations étudiantes et les groupes d’envergure dont le montant reçu à titre de cotisation étudiante dépasse 40,000 $. Cependant, une telle vérification peut s’avérer être une sécurité supplémentaire dans certaines autres situations.
Pour éviter qu’une mauvaise gestion effectuée dans le passé ne nuise à une nouvelle équipe, la vérification de l’état des finances devrait être l’une des premières opérations à effectuer. S’il est nécessaire de demander des précisions à une équipe antérieure, mieux vaut le faire rapidement.

Transparence et confiance

Transparance: une nécessité et une protection

Être transparent ne se limite pas à une attitude passive et le simple fait de se montrer ouvert à transmettre toute l'information demandée n’est pas toujours suffisant. Encore faut-il que les membres soient adéquatement renseignés sur les dossiers et projets en cours et sur les enjeux qui en découlent. En outre, le fait de prendre des initiatives pour diffuser de l'information représente une source de protection pour l’équipe et de confiance pour ceux et celles qu’elle représente. Il faut rester vigilant à cet effet, parce qu’un oubli de transmettre une information quelconque peut sembler, à tort, une tentative de rétention d’information, susceptible de créer un climat de tension.

Les outils électroniques peuvent être d’une grande aide à ce propos : bulletins électroniques d’information aux membres, procès-verbaux et documents officiels disponibles sur le site Internet de l’association ou du groupe, etc.

Maintenir un climat de confiance

Il ne faut pas oublier que l’élection des exécutants, des administratrices, des administrateurs et des représentants sur des instances spécifiques équivaut aussi à un mandat de confiance dans les jugements et les valeurs éthiques de ces personnes. Il s’agit d’une ouverture significative de la part des membres qui laisse déjà place à une certaine marge de manœuvre quant aux actions et aux prises de décision. Il importe de porter un regard constant sur cette confiance et de chercher à la maintenir. Si alimenter un climat de confiance favorise les démarches d’une équipe, il importe de se rappeler que cela contribue tout autant aux équipes qui suivront.

Agir éthiquement

Exercice de réflexion

Il est certain que plusieurs de ces questions sont difficiles à prévoir : elles se posent parfois sur le moment même, lorsque qu’une situation particulière se présente. Un exercice constructif, qui peut être entrepris en groupe, consiste dans un premier temps à proposer une liste de mises en situation (par remue-méninges) puis de poser certaines questions éthiques en fonction de ces contextes fictifs. Ce type de réflexion collective permet souvent de déterminer les zones imprécises et les éléments qui ne font pas l’unanimité auprès des membres de l’équipe. Cet exercice peut aussi faire émerger des pistes de discussion intéressante à proposer lors d’une assemblée générale dont l’objectif est de déterminer les mandats et les orientations.

Questions pouvant être posées

Possédons-nous suffisamment d’information et de recul sur la situation pour prendre une décision éclairée?
La décision est-elle prise dans l’intérêt des membres?
Sommes-nous en mesure d’appuyer cette décision par un mandat ou une orientation déterminée par les membres?
Sommes-nous en mesure de bien saisir les intérêts et attentes des membres dans ce dossier?
Quelle serait ma réaction en tant que membre en entendant parler de cette prise de décision?
Quelles sont les zones fragiles, d’inconfort et susceptibles d’entraîner des résistances?
Un facteur externe est-il en mesure d’influencer cette décision?

Pour une approche éthique

Faire preuve de présence et de disponibilité auprès des membres.
Faire preuve d’écoute et de compréhension des intérêts de chacun.
S’assurer que les instances démocratiques sont réellement représentatives (règlements généraux régissant les comités, l’Assemblée générale, les quorums, …).
Obtenir des mandats et des orientations clairs et précis.
Définir les rôles et responsabilités de chacun-e des exécutants, et s’il y a lieu, des divers comités.
S’assurer que chaque personne concernée saisisse bien ses rôles et responsabilités ainsi que la mission et les orientations de l’association.
Développer des outils pour une diffusion rapide et claire de l'information dans un souci de rejoindre le plus grand nombre de membres.
Développer une culture démocratique, un climat de confiance et susciter la participation des membres.
Prendre un certain recul par rapport aux questions qui se posent et savoir placer les situations dans leurs contextes.
Archiver, maintenir à jour et rendre accessibles tous les documents pertinents.

Éléments pouvant constituer un code d'éthique

Agir avec intégrité, indépendance, loyauté et bonne foi au mieux des intérêts de l’association, et ce, dans un souci de participation, d’ouverture et de communication.
Promouvoir l’objectivité et la transparence de ses fonctions, de façon à inspirer la plus entière confiance de la part des membres et de la communauté environnante.
Dénoncer par écrit les situations qui peuvent la ou le placer en conflit d’intérêts et doit s’abstenir de participer à toute délibération au cours de laquelle son intérêt est débattu.
Respecter le caractère confidentiel de l'information, éviter d’obtenir à son profit une information obtenue dans le cadre de ses fonctions durant son mandat et à la suite de celui-ci.
S’abstenir d’utiliser les biens, ressources matérielles, physiques et humaines de l’association à des fins personnelles.

IMPORTANT: mise à jour de la liste des officiers et des administrateurs

La mise à jour de vos officiers se fait via le répertoire électronique des officiers et des administrateurs. Seuls les responsables désignés sont autorisés à accéder aux données et à les modifier.

Communiquez avec le Service de soutien aux activités étudiantes (SSAÉ) par courriel au Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. pour obtenir une autorisation d'accès.

Université du Québec à Montréal|etudiant|http://www.etudier.uqam.ca/

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